Verwerkingsvoorwaarden

Crony Robots B.V.

Versie: 1.0 / 19-4-2021

Deel 1: Data Pro Statement


Dit Data Pro Statement vormt samen met de Standaardclausules voor verwerkingen de

verwerkersovereenkomst voor het Cloudrobotplatform van Crony Robots B.V.


Algemene informatie


1. Dit Data Pro Statement is opgesteld door de volgende data processor (verwerker):

Crony Robots B.V., leverancier van SaaS-diensten, gevestigd aan het Vliegend Hertlaan 4D, 3526 KT te

Utrecht

Voor vragen over dit Data Pro Statement of dataprotectie kan contact opgenomen worden met: Raf

Soentjens, tel: +31 (0) 6 408 650 06, email: raf.soentjens@crony.nl


2. Dit Data Pro Statement geldt vanaf 19-4-2021

Dit Data Pro Statement en de daarin omschreven beveiligingsmaatregelen passen wij regelmatig aan om

ten aanzien van data protectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houden u op de hoogte van

nieuwe versies via onze normale kanalen.


3. Dit Data Pro Statement is van toepassing op de volgende producten en diensten van data processor

Crony Robots B.V. levert een Cloudrobotplatform die partners c.q. gebruikers (hierna; partner) van het

platform instaat stelt middels bouwblokken voor eindgebruikers een systeem aan te bieden voor het

geautomatiseerd laten uitvoeren van terugkerende taken, waarbij processen en systemen beter op elkaar

worden afgestemd.


4. Beoogd gebruik

Product is ontworpen en ingericht om er de volgende soort gegevens mee te verwerken:

● Inloggegevens van systemen van eindgebruikers;

● Flowcharts c.q. instructies voor robots hoe deze werkzaamheden moeten uitvoeren;

● Uitvoerlogs van de uitgevoerde robots;

● Statistieken over de prestaties van de robots;

● Screenshots over de stappen die de robots uitvoeren;

● Data van variabelen die gebruikt worden in de robots;

● Databases voor opslag van gegevens;

● Robots worden door partners zelf ontworpen en afhankelijk van hoe de robot wordt ontworpen en

gebouwd binnen het Cloudrobotplatform, kunnen er op het platform gegevens worden opgeslagen

die vertrouwelijk zijn. Omdat dit een ontwerpkeuze is, wordt derhalve aan partners nadrukkelijk

gevraagd de robots zo vorm te geven dat deze geen gevoelige informatie op het

Cloudrobotplatform wordt opgeslagen.

● Bij het Cloudrobotplatform is geen rekening gehouden met de verwerking van bijzondere

persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of

door de overheid uitgegeven persoonsnummers.


5. Data processor heeft bij het ontwerpen van het Cloudrobotplatform privacy by design/privacy by

default op de volgende wijze toegepast:

● Two factor authentication;

● Minimale opslag van gevoelige data (dataminimalisatie);

● Encrptyie en salting;

● Meest privacyvriendelijke instellingen zijn default geïmplementeerd.


6. Data processor gebruikt de Standaardclausules voor verwerkingen, welke als bijlage bij de

Overeenkomst te vinden zijn.


7. Data processor verwerkt de persoonsgegevens van zijn opdrachtgevers binnen de EU/EER.


8. Data processor maakt gebruik van de volgende sub-processors:

● Amazon AWS (binnen EU/EER);

● DigitalOcean (binnen EU/EER);

● Google Cloud Engine (binnen EU/EER).


9. Data processor ondersteunt opdrachtgever op de volgende manier bij verzoeken van betrokkenen:

Partner kan te allen tijde inloggen en zelf gegevens exporteren, aanpassen of verwijderen. Partner kan

tevens door een ticket in te dienen verzoeken ook de backups - waar eventuele data ook in staat

opgeslagen - te laten verwijderen. Volledigheidshalve worden backups na verloop van de retentieperiode

automatisch verwijderd.


10. Na beëindiging van de Overeenkomst met een opdrachtgever verwijdert data processor de

persoonsgegevens die hij voor opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 maanden op zodanige

wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render

inaccessible).


Beveiligingsbeleid


11. Data processor heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van

Cloudrobotplatform:

● Geheimhoudingsclausules in arbeidscontracten;

● Er worden minimale persoonsgegevens opgeslagen;

● Iedere partner krijgt zijn eigen geïsoleerde cloudomgeving;

● Alle servers en backups worden na eindigen van de Overeenkomst verwijderd;

● Partners wordt verzocht robots te ontwikkelen met geen gevoelige dataopslag (enkel werken met

systeemid’s);

● Partner en Crony hebben een SLA voor de beschikbaarheid van het Cloudrobotplatform.


12. Data processor heeft zich geconformeerd aan het volgende Information Security Management

System (ISMS):

● Amazon Web Services (AWS)

• ISO 27001

• SOC 1 en SOC 2/SSAE 16/ISAE 3402 (voorheen SAS 70 Type II)

• PCI Level 1

• C5 Operational Security

• ENS High

• IT-Grundschutz

● DigitalOcean

• SOC 1 Type II

• SOC 2 Type ||

• SOC 3 Type II

• Cloud Security Alliance (CSA) STAR Level 1

• ISO/IEC 27001:2013

• PCI-DSS

● Google App Engine

• ISO/IEC 27001

• ISO/IEC 27017

• ISO/IEC 27018

• ISO/IEC 27701

• SOC 1

• SOC 2

• SOC 3

• PCI DSS

• CSA STAR

• GxP

• HITRUST CSF

• CyberGRX


Datalekprotocol


13. In geval er toch iets mis gaat, hanteert data processor het volgende datalekprotocol om ervoor te

zorgen dat opdrachtgever op de hoogte is van incidenten:

Crony maakt gebruik van code- en servermonitoringstools, waaronder IP logging en Sentry. Er is een

procedure voor het intern melden van incidenten. Ook is het voor de partner mogelijk een vermoeden op

een datalek te melden aan raf@crony.nl. Indien Crony in haar organisatie een datalek ontdekt, zal hij de

partner daarvan zo snel mogelijk op de hoogte stellen.


Crony levert zoveel mogelijk relevante gegevens aan, waaronder een omschrijving van het incident, de aard

van de inbreuk, de aard van persoonsgegevens c.q. categorieën van betrokken data subjects, schatting van

het aantal betrokken data subjects en mogelijk betrokken databases, indicatie wanneer het incident heeft

plaatsgevonden. Crony levert in ieder geval aan:

● Specificatie contactgegevens contactpersoon Crony

● Specificatie mogelijke gevolgen (Wat kan er gebeuren, waar moet de klant op bedacht zijn, wijzen

op mogelijkheden identiteitsfraude als gegevens zoals BSN-nummers, inlog- en wachtwoord-

gegevens of paspoortkopieën in verkeerde handen terecht zijn gekomen)

● Specificatie genomen maatregelen (Wat heeft Crony gedaan om eventuele schade te beperken of

dit in de toekomst te voorkomen?)

● Specificatie te nemen maatregelen door de controller of betrokken data subjects (Wat kunnen

betrokken data subjects zelf doen, bijvoorbeeld “houd je e-mail in de gaten” of “wijzig je wachtwoord”)

Meldingen worden indien mogelijk binnen 48 uur gedaan aan de partner. Crony zal zelf geen meldingen

doen aan de AP of data subjects. Het wel of niet melden aan hen blijft de verantwoordelijkheid van de

controller. Crony zal de opdrachtgever of de controller desgewenst ondersteunen bij het meldproces.


Deel 2: Standaardclausules voor verwerkingen

Versie: september 2019


Vormt samen met het Data Pro Statement de verwerkersovereenkomst en is een bijlage bij de

Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zoals toepasselijke algemene voorwaarden.


Artikel 1. Definities


Onderstaande begrippen hebben in deze Standaardclausules voor verwerkingen, in het Data Pro Statement en in

de overeenkomst de volgende betekenis:

1.1 Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 Avg.

1.2 Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.

1.3 Data Processor: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als

verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.

1.4 Data Pro Statement: statement van Data Processor waarin hij onder andere informatie geeft met betrekking

tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, sub-processors,

datalekken, certificeringen en omgang met rechten van Data subjects.

1.5 Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.6 Opdrachtgever: partij in wiens opdracht Data Processor persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever

kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.

1.7 Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en Data Processor geldende overeenkomst, op basis waarvan de

ICT-leverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan de verwerkersovereenkomst

onderdeel vormt.

1.8 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals

omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die Data Processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen

voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.

1.9 Verwerkersovereenkomst: deze Standaardclausules voor verwerkingen, die tezamen met het Data Pro

Statement (of vergelijkbare informatie) van Data Processor de verwerkersovereenkomst vormen als bedoeld

in artikel 28, lid 3 Avg.


Artikel 2. Algemeen


2.1 Deze Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle verwerkingen van

Persoonsgegevens die Data Processor doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en

op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van

Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.2 Het Data Pro Statement, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen, kan van tijd tot tijd

door Data Processor worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Data Processor zal

Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien Opdrachtgever in redelijkheid niet

akkoord kan gaan met de aanpassingen, is Opdrachtgever gerechtigd binnen 30 dagen na kennisgeving van

de aanpassingen de verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.

2.3 Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig

de met Data Processor overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.

2.4 Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft de

zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de

verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.

2.5 Data Processor is verwerker in de zin van de Avg en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en

de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder

meer het gebruik van de Persoonsgegevens.

2.6 Data Processor geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor

verwerkingen, het Data Pro Statement en de Overeenkomst. Het is aan Opdrachtgever om op basis van

deze informatie te beoordelen of Data Processor afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen

van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de Avg

voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.

2.7 Opdrachtgever staat er tegenover Data Processor voor in dat hij conform de Avg handelt, dat hij zijn

systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking

van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.

2.8 Een aan Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Data

Processor.


Artikel 3. Beveiliging


3.1 Data Processor treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in zijn

Data Pro Statement. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft

Data Processor rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de

beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd

gebruik van zijn producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst

uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van

zijn producten en diensten mocht verwachten.

3.2 Tenzij expliciet anders vermeld in het Data Pro Statement is het product of de dienst van Data Processor niet

ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens of gegevens betreffende

strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten of door de overheid uitgegeven persoonsnummers.

3.3 Data Processor streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door

Data Processor beoogde gebruik van het product of de dienst.

3.4 De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend

met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of

verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.

3.5 Data Processor kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn

oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. Data Processor zal belangrijke

wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Data Pro Statement, en zal Opdrachtgever waar

relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.

3.6 Opdrachtgever kan Data Processor verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Data Processor is

niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Data

Processor kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde

wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. Pas nadat de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde

beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft Data Processor

de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.


Artikel 4. Inbreuken in verband met Persoonsgegevens


4.1 Data Processor staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend

zijn. Indien Data Processor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12

Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In het Data Pro Statement

(onder datalekprotocol) is vastgelegd op welke wijze Data Processor Opdrachtgever informeert over

inbreuken in verband met Persoonsgegevens.

4.2 Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk

in verband met Persoonsgegevens waarover Data Processor heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan

de AP of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van

artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de

verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). Data Processor is

niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de AP en/of de

Betrokkene.

4.3 Data Processor zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met

Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan

Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.

4.4 Data Processor kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever

tegen zijn dan geldende tarieven.


Artikel 5. Geheimhouding


5.1 Data Processor waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens

verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.

5.2 Data Processor is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover

verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een

bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.

5.3 Alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten,

informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door Data Processor aan Opdrachtgever

verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Data Pro Statement opgenomen technische en

organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door Opdrachtgever als zodanig worden

behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt.

Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.

Artikel 6. Looptijd en beëindiging

6.1 Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende

nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst

en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.

6.2 Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe

of nadere overeenkomst tussen partijen.

6.3 Data Processor zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van

Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Data Pro Statement opgenomen termijn

verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn

(render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen aan

Opdrachtgever.

6.4 Data Processor kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening

brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in het Data Pro

Statement.

6.5 Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of

terugbezorgen van de Persoonsgegevens door Data Processor belet. In een dergelijk geval zal Data

Processor de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn

wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien Data Processor

verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.

Artikel 7. Rechten Data subjects, Data Protection Impact Assessment (DPIA) en

Auditrechten

7.1 Data Processor zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever

die verband houden met bij Opdrachtgever door Data subjects ingeroepen rechten van Data subjects. Indien

Data Processor direct door een Data subject wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar

Opdrachtgever.

7.2 Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal Data Processor na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn

medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende

voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.

7.3 Data Processor zal zijn medewerking verlenen aan verzoeken van Opdrachtgever tot het verwijderen van

persoonsgegevens voor zover Opdrachtgever dit niet zelf kan uitvoeren.

7.4 Data Processor kan desgewenst de naleving van zijn verplichtingen op grond van de

verwerkersovereenkomst aantonen door middel van een geldig Data Pro Certificaat of een daaraan ten

minste gelijkwaardig certificaat of auditrapport (Third Party Memorandum) van een onafhankelijke,

deskundige, indien hij over een dergelijk certificaat of auditrapport beschikt.

7.5 Data Processor zal daarnaast op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen

die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te

tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van

Persoonsgegevens niet conform de verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per

jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het

soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever

hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de

afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze

Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij

aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming

van verplichtingen die Data Processor heeft op grond van deze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal

een afschrift van zijn rapport aan Data Processor verstrekken. Data Processor kan een audit of instructie van

de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een

ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.

7.6 Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de

voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in

redelijkheid kan worden verwacht. Data Processor zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor

zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn

product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het

beoogd gebruik van het product of de dienst.

7.7 Data Processor heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in

rekening te brengen bij Opdrachtgever.


Artikel 8. Sub-Processors


8.1 Data Processor heeft in het Data Pro Statement vermeld of, en zo ja welke derde partijen (sub-processors of

subverwerkers) Data Processor inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.

8.2 Opdrachtgever geeft toestemming aan Data Processor om andere sub-processors in te schakelen ter

uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.

8.3 Data Processor zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Data Processor

ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Data Pro Statement. Opdrachtgever heeft

het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door Data Processor. Data Processor draagt ervoor

zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten

aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan Data Processor

jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Data Pro Statement.


Artikel 9. Overig


Deze Standaardclausules voor verwerkingen vormen tezamen met het Data Pro Statement een integraal

onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de

van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van

toepassing op de verwerkersovereenkomst.

arrow_drop_up arrow_drop_down